Согласовать или отклонить заявку
Заявки сотрудников на отпуск, больничный, удалёнку и дни без оплаты собираются в «Кадрах» — в «Ждут решения». Согласуйте или отклоните заявку в один щелчок: что станет с остатком отпуска и кто ещё отсутствует в эти дни, видно тут же.
Где найти
Кадры → Отпуска → «Ждут решения» — или уведомление о новой заявке в колокольчике, или кнопка «Согласовать или отклонить» в письме
Как решить по заявке
Откройте «Кадры → Отпуска». В карточке заявки — кто и что просит, даты и число дней, что станет с остатком отпуска, комментарий сотрудника и приложенные файлы.
Заявка Максима: даты, что станет с остатком отпуска, комментарий и кнопки «Согласовать», «Отклонить», «Подробнее» Проверьте даты в «Графике отсутствий» ниже: не отдыхает ли в эти дни кто-то ещё. Заявка видна там штриховкой — см. График и календарь отсутствий.
Нажмите «Согласовать» — или «Отклонить».
Отклоняя, напишите «Причину» — сотрудник увидит её в «Моих отпусках и расчётах». Нажмите «Отклонить» в окне.
Ошиблись — нажмите «Отменить» в сообщении «Заявка согласована» или «Заявка отклонена». Появится «Решение отменено»: заявка снова ждёт решения, а сотрудник ничего не получил.
Что получится
Заявка уйдёт из «Ждут решения»: согласованная станет в «Графике отсутствий» сплошной полосой, отклонённая из графика пропадёт. Через 10 секунд — пока у решения есть «Отменить» — сотруднику придёт уведомление «Заявка согласована: …» или «Заявка отклонена: …» и письмо с решением и вашим комментарием.
Согласованный отпуск уменьшает остаток. В дни согласованного отпуска, больничного и отпуска без оплаты правила автоматизаций не назначают сотруднику тикеты, звонки с сайта уходят коллегам, а смену в «Графике смен» на эти дни не поставить. В «Диалоге» у сотрудника видно, что он в отпуске или на больничном и до какого числа.
Полезно знать
Правый клик по карточке заявки, полосе в «Графике отсутствий» или строке в «Отсутствиях за месяц» открывает то же меню: «Согласовать», «Отклонить…», «Открыть», «Карточка сотрудника».
«Подробнее» открывает запись целиком: можно поправить даты, вид и выбрать «Решение» → «Сохранить». Решение из этого окна работает так же, как кнопки на карточке: «Заявка согласована» или «Заявка отклонена» с «Отменить», а сотрудник узнает через 10 секунд.
Решение можно поменять и потом — в окне записи: «Согласовано» на «Отклонено» или наоборот. Сотрудник получит такое же уведомление и письмо, как при первом решении. «Отменить» вернёт прежнее решение — появится «Решение отменено», например «заявка снова согласована, сотрудник ничего не получил».
Без уведомления сотруднику — правка дат или вида при том же решении и возврат записи в «Ждёт решения».
Согласовать не получится, если даты пересекаются с другим отсутствием этого сотрудника или расчёт зарплаты за месяц уже закрыт — Дескус скажет, что мешает.
Свою заявку кадровик не согласует сам — её решает другой согласующий. Подробнее — в статье Права, согласующие и уведомления «Кадров».
Когда все заявки разобраны, вместо карточек — «Все заявки разобраны».
Решают заявки сотрудники с правом «Кадры → Изменение».