Настройки записи и срок хранения
Пока администратор не разрешит, встречи в компании не записываются: запись — это голоса и изображения сотрудников и гостей. Здесь же решают, вести ли конспект Нейтрона во время встречи и сколько хранить файлы записей.
Где найти
Встречи → шестерёнка «Запись и расшифровка» в шапке панели слева — или «Настройки → Встречи → Запись и расшифровка»
Как настроить запись встреч
Откройте «Встречи» и нажмите шестерёнку «Запись и расшифровка» в шапке панели слева — откроется окно с правилами компании.
Окно «Запись и расшифровка»: 1 — запись встреч, 2 — конспект во время встречи, 3 — срок хранения файлов, 4 — персональные данные и кто видит записи Включите «Записывать и расшифровывать встречи» — ведущий сможет включать запись в комнате, участники увидят индикатор, а после встречи ИИ-ассистент Нейтрон расшифрует запись и соберёт итоги.
Оставьте или выключите «Конспект во время встречи»: пока идёт запись, Нейтрон раз в несколько минут дописывает конспект во вкладке «Конспект» в комнате. Переключатель доступен, только когда запись разрешена.
В «Хранить файлы записей» выберите 30, 90, 180 дней или «1 год». По умолчанию — 90 дней.
Прочитайте блок «Это обработка персональных данных» и нажмите «Сохранить».
Что получится
Появится «Запись встреч включена»: у ведущего в комнате появится кнопка «Начать запись», а при планировании встречи станет доступно «Записывать встречу». Если меняли только срок, появится «Сохранено» с напоминанием, сколько теперь хранятся файлы. Правило действует для всей компании.
Если выключить запись, появится «Запись встреч выключена» — «Кнопки записи во встречах больше нет.» У тех, кто уже во встрече, кнопка исчезнет при следующем входе.
Полезно знать
Это обработка персональных данных
Включая запись, компания как оператор персональных данных подтверждает, что у неё есть основание — согласие участников или договор — и что участники предупреждены. Во время записи все видят индикатор, гость — ещё до входа.
Срок — для самих файлов. Когда он выйдет, видео и голос удалятся автоматически, а расшифровка, итоги и задачи останутся во встрече. На карточке встречи будет «Запись удалена по сроку». Дольше года записи не хранятся.
Удалить запись раньше срока можно в окне записи — «Удалить запись», см. Запись встречи.
Запись, расшифровку и итоги видят только участники встречи, владелец комнаты, если разговор шёл в ней, и сотрудники с правом «Встречи → Удаление» — так и написано в блоке «Это обработка персональных данных». Гостям записи не отдаются. Подробнее — в статье Запись встречи.
Без Нейтрона Макс запись работает, а расшифровки и итогов не будет: в окне — предупреждение «Расшифровки не будет» с кнопкой подключения. Что делает Нейтрон с записью — в статье Расшифровка, конспект и итоги от Нейтрона.
Срок хранения записей звонков задаётся отдельно — в «Звонках», см. Запись разговоров и срок хранения.
Менять правила может администратор или сотрудник с правом «Настройки → Изменение». Остальные с доступом к «Встречам» видят их только для чтения. Пока запись выключена, в пустой папке «Записи» им подсказано, к кому идти: «Запись встреч в компании выключена — её включает администратор: шестерёнка «Запись и расшифровка» в шапке панели слева или «Настройки → Встречи».»